Bestyrelsesmøde.160511

Referat af Bestyrelsesmøde nr. 3
Onsdag d. 11. maj 2016, kl. 10.00-12.30
DAGSORDEN

01. Præs. af dagsorden. Afklaring af referentfunktion 05 min.

02. gennemgang af sidste referat og godkendelse 05 min.

03. Formanden informerer/minder om, herunder
- P-sagen fortsat
- Nyt køkken?
- Tovholderfest – hvem kan deltage?
- Problematik vedr. nedbrud af it-udstyr
- Evt. gennemgang af huskeliste 30 min

04. Orientering fra udvalg 30 min

05. Orientering fra Bente: 10 min.
- Tilbagemelding fra de frivillige vedr. ledelsesprofil
- Underholdning frivilligfest
- Infoskærme
- Nye aktiviteter
- Ny administrativ medarbejder
- Økonomi 20 min.

06. Ad hoc ønske om at fremføre et punkt (aftales med formanden inden mødet)

07. Løbende sager:

08. Ordet frit

09. Afsluttende runde – Mødeevaluering

10. Næste møde nr. 4.16 torsdag d. 2. juni kl. 10.00

Praktisk opgave indtil generalforsamling i februar 2017
Mar.: Kirsten
April: Poul
Maj: Bendt bestiller catering og vælger sang
Juni: Birgit
Aug.: Else
Sept.: Jytte
Okt.: Annette
Nov.: Lars Ø.
Dec.: Bente
Jan.: Grete
Feb.: Hans

Referat

Til stede : Poul Christiansen, Hans Rosenkvist, Else Hansen, Kirsten Larsen, Jytte Nymark, Bendt Pedersen, Annette Nisbeth, Grete Bjerager Birgit Vejby, Bente Most og Marianne Jønsson

Sang: nr. 287 – Grøn er vårens hæk

Fraværende: Lars Østergaard (havde meldt forfald)
01: Præsentation af dagsorden. Afklaring af referent funktion
Dagsorden godkendt, referent Marianne

02: Gennemgang af sidste referat og godkendelse
Efter tilføjelse af et g til ”værdi ældrepleje”, blev referater godkendt

03: Formanden informerer/minder om…
P-sagen – intet nyt.
Beskeden (mailen) fra Kommunen er sat i bladet, på hjemmesiden og sættes på opslagstavlen. Poul, Bendt og Hans arbejder videre med sagen. Poul svarer på den modtagne mail.
Hvad gør vi nu, hvordan kommer vi videre med sagen? Svar: Vi inddrager pressen – se vil dog ikke lige nu ”forstyrre” køkkensagen.

Køkkensagen:
Køkkensagen blev drøftet, og der er et lille håb om, at man kan gå i gang i løbet af eftersommeren,

Tovholderfest
Må tovholderen sende en substitut, hvis han/hun ikke selv kan deltage? Spørgsmålet blev drøftet, og der var enighed om, at der skal udarbejdes en definition på det at være tovholder.
Det at være tovholder bringer nogle forpligtelser og rettigheder med sig . Forpligtelsen er f.eks. at bidrage til fællesskabet og rettigheden til at deltage i tovholderfesten.
Punktet sættes på huskelisten, og der blev nedsat en gruppe bestående af Grete, Else og Hans, der arbejder videre med problematikken.

IT-udstyret i Petunia
Afstedkommet af en ”død” computer i Petunia: Hvis PC’erne går i stykker, kan de ikke kræves repareret. De ”dør”. Der vil ikke blive brugt penge på reparation.
Projektor i lokalet skal dog altid være klar.

Messen ”Sundt Seniorliv i FrederiksborgCentret den 20.-22. maj 2016, fredag kl. 12-17, lørdag/søndag 10-16.
Pt. har følgende meldt sig Annette N., Birgit Stofberg, Rita og Bente. Vagtplan udfærdiges. Bente vil meddele Frb.Centret, at det ikke er sikkert, at standen vil være bemandet hele tiden.

Seniorkonference den 6. juni, kl. 18.22
Nye seniorer
Grete Bjerager deltager

Lederprofil
Der var nedsat en arbejdsgruppe bestående af Jytte Nymark, Kirsten, Hans og Poul. Disse har udfærdiget en ledelsesprofil, som sammen med vore krav til en ny leder af GC er sendt til Christian Blaase, som er den formelle ansætter og som udfærdiger den endelige stillingsannonce (som vi skal godkende).
Efterfølgende (efter bestyrelsesmødet) har Christian Blaase sendt forslag til stillingsopslag, som er forelagt gruppen til godkendelse. Dette er sket. Herefter er et ansættelsesudvalg, bestående af Christian Blaase, Lone Andersen, Jytte Nymark og Poul Christiansen nedsat. Proces med tidsplan fastsat.

Fondsansøgning
Inden 18. maj afsendes en fondsansøgning til Frederiksborg Amts Avis om nye havemøbler. (Poul)

4: Orientering fra udvalg

Annette
Annette fremlagde de regler for medlemskab af og regler for anvendelse af GC, som den nedsatte arbejdsgruppe var kommet frem til. Listen blev gennemgået og efter enkelte ændringer/tilføjelser blev listen vedtaget. Reglerne skal ses som en hjælp til bl.a Receptionen.

Else – intet at bemærke

Bendt:
Markiser
Der var blevet indhentet et tilbud på markiser, som lød på 92.000 kr.
Vennernes deltagelse i finansieringen af markiserne havde samme dag været oppe på Vennernes bestyrelsesmøde, og der var man blevet enige om at indhente yderligere 2 tilbud.
GC’s bestyrelse er indstillet på, at der under alle omstændigheder skal nye markiser op.

Havemøbler
Birgit Stofberg, Bendt, og Anette Højer skal ud og kigge på havemøbler. 4 sæt – ca. 8.000 kr. pr. sæt ekskl. hynder.
Bestyrelsen er indstillet på at yde max 60.000 kr.

Seminar
Gruppe 1 spurgte: ”Kan en arbejdsgruppe suppleres af medlemmer uden for bestyrelsen?”
Grete, Bendt, Hans og Poul arbejder videre med spørgsmålet.

Hans:
- Spurgte ind til græsslåningen på krolfbanen og containeren bag Centret.
- Ang. Sundhedsmessen så er der indledende møde den 9. juni
- Danske Seniorer – lagt i bestyrelsens skuffer i Nellike
- Møde for nye borgere i FrederiksborgCentret dagen før forløb godt.
- DGI samarbejdet med GC – er henvist til Sundhedsudvalget regi.
- Dansk Cyklist Forbund i samarbejde med Ældresagen fredag den 20. maj

Jytte:
Der var afholdt Café møde vedr. ledelsesprofil – referat blev omdelt.
Bekymringen blev vendt til en smule beroligelse.

Birgit:
- Penge fra Ældrepuljen: Ældrerådet bakke op om det nye køkken. Ligeledes bakker Rådet op om penge til de somatiske dagcenterpladser.

Grete:
Nye aktiviteter
- bridge
- danseklub og
- slægtsforskning

Kirsten:
- 01.06.2016 går turen til Spanien
- den afholdte forårstur var en succes
- kommende arrangementer – oversigt var udsendt
- japanerbesøg den 19. maj 2016 – der var ønske om at informere pressen.
- billetsystem – Annette, Bente og Marianne arbejder videre med sagen

05: Orientering fra Bente:
- underholdning til frivilligfesten – måske samme som til tovholderfesten
- Infoskærme – John Plenov, Jørgen Bohn, Annette N. og Marianne
- ny administrativ medarbejder (7 timer om ugen) – Malene Toft Jessen, kommer på besøg den 20. maj 2016
- tovholderfesten på plads – bestyrelsen hjælper med borddækning den 27. maj kl. 18.30. Bordværtsskabet + velkomst hører under bestyrelsen

Økonomi
- ser fornuftigt ud. Bente er ved godt mod.
- der havde været mange udmeldelser og dødsfald, så nu er vi lidt under 1.600 medlemmer, men vi ved at medlemskabet hvert år falder ved opkrævningstidspunktet, men det har rettet sig hvert år med ny tilgang. Ingen panik.

Hjemmeside:
- Der skal afholdes kursus i opdateringer og i generel hjemmesideadministration. Vigtigt.
- Jytte Duus havde oplyst, at der har været hackere på hjemmesiden
- der var ønske om, at der bliver indkøbt et lille kamera, så der kan tages billeder ved diverse arrangementer. (Bente)

06: Ad hoc ønske om at fremføre et punkt – ingen punkter

07: Løbende sager

08: Ordet frit
Grete spurgte om ikke det var en god idé at udvide bestyrelsesmøder med en halv time således, at møderne varede 3 timer. Mødetidspunkt kl. 09.30 og med virkning fra august.

09: Afsluttende runde – mødeevaluering
Enighed om, at det havde været et godt møde
10: Næste møde
NB!! Flyttet til den 22. juni 2015, kl. 10.00 i Græsted hos Bente. Mødetid i GC kl. 09.30.

For referat:
Marianne Jønsson