Bestyrelsesmøde 5.01.17

Referat af Bestyrelsesmøde nr. 10
Torsdag d. 5. januar 2017, kl. 10.00-12.30

Til stede: Poul Christiansen, Hans Rosenkvist, Else Hansen, Kirsten Larsen, Jytte Nymark, Bendt Pedersen, Annette Nisbeth, Grete Bjerager, Birgit Vejby, Anette H. og Marianne Jønsson.
Vores nye caféleder Yvonne Skovgaard-Holm var til stede indtil dagsordenens punkt 1.

Sang: Nr. 30 - Godmorgen lille land

Poul indledte med at byde Yvonne velkommen og udtrykte, at det var det rigtige valg, som et enigt ansættelsesudvalg var komme frem til. Vi glæder os alle til det fremtidige samarbejde.

01: Præsentation af dagsorden. Afklaring af referentfunktion
Dagsorden OK - referent Marianne Jønsson

02: Gennemgang af sidste referat og godkendelse
Referatet godkendt uden yderligere kommentarer

03: Formanden informerer/minder om:
Poul havde en hilsen til bestyrelsen fra Lars Østergaard
Generalforsamlingen den 24. februar 2017:
Poul udfærdiger køreplan, indkaldelse, varsling mm og inddrager Bendt og Hans. Møde afholdes mandag den 9. januar 2017, kl. 10.00
P-sagen
Anette H, Bendt, Hans og Poul holder møde mandag den 9. januar 2017, kl. 12.30 for drøftelse af
P-sagsstatus, Centrets energiforhold, nabohøring, presseinddragelse mm. Vi holder fast i sagen.
Status på medlemsundersøgelse
Nr.system er modtaget, monteres og tages i brug den 16. januar 2017 og 2 måneder frem.
Receptionen orienteres om og instrueres i nærmere procedure og tovholderne orienteres via mail.
Møde herom (Anette H., Bendt, Hans og Poul) mandag den 9. januar 2017, kl. 14.30
Forsikring/Frivillige
Poul kunne fortælle, at Røde Kors' frivillige er fuldt forsikrede. Der var efterfølgende en drøftelse om, hvordan de frivillige i GC er stillede. Man kom frem til, at i en af Hillerød Kommunes foldere står der, at Hillerød frivillige er forsikrede, men dette er meget uklart formuleret. Derfor retter Anette H. retter henvendelse til Kommunen om problematikken samt det negative svar på den verserende forsikringssag .
Gennemgang af Kommissorier
Møde afholdes den 16. januar 2017, kl. 12.30, hvor evt. ændringer drøftes - der er enighed om, at der er en ansvarlig pr. område, og det er legalt at uddelegere ansvar/bede om hjælp til at varetage et område. Birgit Vejby og Marianne Jønsson behøver ikke at deltage.
Huskeliste
Listen blev gennemgået og ny udgave udfærdiges af Poul.

04: Orientering fra udvalg
Else:
Regnskabet var blevet udsendt inden mødet. Regnskabet blev gennemgået og der var enighed om, at det var et fint regnskab, der bliver fremlagt på den kommende generalforsamling. Regnskabet for 2015 er blevet stillet op ved siden af 2016 således, at det er muligt at sammenligne de givne poster. Dette er efter et ønske fremsat på sidste generalforsamling.
Gittes smykker der blev solgt ved julemarkedet, og det resterende uforarbejdede sølv, der er blevet solgt på det tidligere smykkehold , har indbragt et beløb på ca. 1.400 kr. Anette H. går i "tænkeboks" for at finde ud af, hvilken ting der skal indkøbes til Centret. Dette var et ønske fra Gittes sønner, at beløbet blev brug til noget varigt.

Bendt
Udendørsarealerne
Hvad gør vi ved dem? Køkkenvognen har ”slidt” på arealet. Forslag udfærdiges
Selvhjulpen
Hvad er definitionen på at være selvhjulpen, hvor meget og hvor lidt må man have brug for hjælp, hvis man ønsker at være medlem af GC? Et konkret eksempel blev omtalt.
Hvis man er i tvivl om en henvendelse, skal Anette H. inddrages.
Containere - Hans fik svar på ,at det er Lone, man henvender sig til med spørgsmål der vedr. containerne.

Hans
Sundhedsudvalget - Hans nævnte, at Sundhedsudvalget får ny struktur
Informationsudvalget - overtages af Annette N.

Jytte
Ros til de frivillige i køkkenet - for deres gode humør og gå på mod i forbindelse med køkkenombygningen - også stor ros fra en samlet bestyrelse (Jytte formidler rosen)

Birgit
Ældrerådet er allerede nu i gang med forberedelserne til valget til Ældrerådet november 2017.

Grete
Juletræsfesten - alt fungerede godt - godt samarbejde, men udvalget ønskes udvidet fra nuværende 6 til 8 personer

Kirsten
Udlandsrejsen
Datoen er fastsat til 28. september 2017, og foregår i samarbejde med Bravo Tour. Destinationen er Peloponnes, Grækenland - pris ca. 7.500,- kr.
Nytårskoncerten
2 billetter tilbage, - det er muligt at sælge (manuelt) bordenderne , hvis der kommer forespørgsler.
Arrangementsudvalget
Møde afholdes den 13. januar og den 20. januar afholder udvalget en forsinket julefrokost.

Poul
Økonomi - Poul havde spurgt meget ind til regnskabet - hvor står vi? Se under Anette H.

05: Orientering fra Anette Høyer
Økonomi
Anette H kunne fortælle, at det endelige regnskab vil foreligge den 6. januar 2017. Det ser ikke så sort ud som frygtet, men tilsagnene fra Vennerne og Bestyrelsen kan muligvis blive aktiveret og evt. medtages i regnskabet for 2016 (havemøbler og markiser) Else sørger i så fald for overførslen fra bestyrelsen.
Køkken
Det kan ikke undgås, at der vil komme nogle udgifter til køkkenet løbende - det viser sig hen af
vejen - der er endnu ikke foretaget afleveringsforretning. Annette har udarbejdet en fejl- og mangelliste.
Tidsramme for afleveringsforretningen ønskes.
Vennefrokost den 17. februar 2017, kl. 12-16.
Bestyrelsens "julekomsammen" den 26. januar 2017 - Grete , Else Bendt og Kirsten tager sig af tilrettelæggelsen. Marianne har på forhånd meldt afbud.
Husorden - endnu en gang er det nødvendigt at stramme op omkring medbragt mad og drikkevarer.

06: Ad hoc ønske om at fremføre et punkt ((aftales med formanden inden mødet)
07: Løbende sager - behandlet løbende under de øvrige dagsordenpunkter.
08: Ordet frit - ingen kommentarer
09: Afsluttende runde - godt møde
10: Næste møde - torsdag den 2. februar 2017, kl. 10.00

Praktiske opgaver indtil generalforsamlingen i februar 2017:
Marts: Kirsten
April: Poul
Maj: Bendt
Juni: Birgit
August: Else
September: Jytte N.
Oktober: Annette N. og Anette H. styrer catering - alle hjælper
November: Anette
December: Grete
Januar: Hans
Februar: Marianne

For referat:
Marianne Jønsson
12. 1.17