Bestyrelsesmøde nr. 2,  2020

Torsdag d. 7. maj  2020 kl. 10.00 – 12.00

Mødet afholdes som skypemøde

 Referat

Deltagere: Anette Høyer, Erik Ingerslev, Grete Bjerager, Lone Nielsen, Lise-Lotte Strange, Lauritz Ehlers og Kirsten Larsen

Fraværende: Jytte Kronhede (meldt fravær), Erik Madsen, Alice Olesen (problemer med skype) og Birgit Vejby

Annette Deleuran er referent

1. Praktiske forhold vedr. afholdelse af skypemødet

EI og AH har mikrofoner åbne. AH giver ordet videre når der markeres og øvrige har kun mikrofon åben, når man har ordet.         

2. Præs. af dagsorden.

3. Formanden informerer:

• Status i en coronatid
• Telefonmøder i forretningsudvalget afholdt som planlagt. Referater er sendt til bestyrelsen og lagt på hjemmesiden. Seneste følger også.
• Man ved fortsat intet om genåbning af centret. Forventer at der går en tid endnu, men i har fået lov til at gå i gang med enkelte udendørsaktiviteter. De er ved at blive planlagt.
• Der er kommet skrivelse fra Niels Lang om corona-situationen. Skrivelsen er også sendt til blandt andet ældrerådet, som BV har svaret på, på vegne af ældresagen
• Da der forsat er stor usikkerhed om åbning af center, er der mange spørgsmål vi ikke kan tage stilling til. Fx kan der afholdes forsinket jubilæumsfest i september? og i øvrigt alle andre aktiviteter inden da?
• Der håbes på mere afklaring inden for et par dage.
• FU har diskuteret muligheden for at kunne sende nyhedsbreve ud til vores medlemmer. Der skal oprettes en funktion, hvor medlemmer kan tilmelde sig nyhedsbrevet på hjemmesiden. En løsning hvor alle tilmeldes et nyhedsbrev er desværre både meget tidskrævende og svær at administrere.

4. Orientering fra udvalg

De enkelte udvalgsansvarlige giver et bud på status i udvalget og hvilke tanker der er forbundet med genåbningen.

• LLS: Syntes vi skal gå i gang med alt hvad der er muligt, så snart GC får grønt lys for åbning. KL er enig. AH oplyser at problemer med toiletter, gør det problematisk at åbne og er bla det der aktuelt gør at ingen medlemmer må komme ind i centret.

• KL: Portugal turen må nok aflyses. Højskolen er usikker. Ligeså turen til Søhøjlandet.

Sejlturene på Slotssøen afventer også.

KL syntes vi skal gennemføre rejser/aktiviteter, hvis det overhovedet er muligt.

AH: Billetsalg kan være afgørende for om aktiviteter gennemføres

• GB: Udendørsaktiviteter (stavgang og Petanque) er ved at blive planlagt. Stavgang er rimelig let at sætte i gang. Men det bliver med begrænsninger i antal deltagere. Petanque kræver flere forholdsregler. FX må der kun være 4 deltager per hold. Tovholdere er kontaktet og man er ved at planlægge hvordan aktiviteterne kan gennemføres.

Det kan også være problematisk at få kommunikeret ud til medlemmer, da hjemmesiden ikke ses af alle. Tovholderne kan være behjælpelige.

AH og GB mødes (på gåtur) og aftaler nærmere. Der er skriftlige retningslinjer for de udendørsaktiviteter

Evt skal der indkøbes en ny udendørsboks med lås, til rekvisitter.

AH vil også gerne at der arrangeres daglige gåture, måske 2 gange om dagen og der er også givet grønt lys for daglige ”kaffemøder” udenfor. Se senere i referatet.

Der arbejdes videre med at gennemføre turen til Søhøjlandet trods frafald og snarlig deadline for afbestilling.

• LN: Har ikke noget nyt. AH foreslår at der arbejdes videre med cykelparkering, mens der er ro i centret.

AH oplyser også at der males afmærkninger på alle udendørs trapper.

• LE: Aktiviteterne i oplysningsudvalget ligger i efteråret, så der afventes hvilke restriktioner, der er gældende til den tid.

Der er nogle overlapninger i lokalebooking der skal afklares

AH får mange spørgsmål fra medlemmer. PR udvalget skal være meget aktive nu og når GC åbner igen, for at holde på medlemmer

5. Orientering fra Anette:

• AH har tæt kontakt med kommunen i denne tid (CB).
• Der er PT børnehave i GC. Der kommer flere børn fra næste uge. Kommunen gør rent de steder der anvendes af børnene.
• Medlemmer må fortsat ikke komme ind i centret
• AH har brug for at kende en strategi. Håber på mere afklaring snarest.
• Kan GC genåbnes i juli er de ansatte fleksible vedr ferie afholdelse.
• Der er opsat plexiglas i reception og cafe. Det er en midlertidig løsning.  
• Der er søgt om opsætning af håndvaske ved vandposterne.

• Mht Udendørs kaffemøder. Der planlægges at afholdes 2 daglige møder (kl 10 og 13). Alle hverdage. Vi inviterer til møderne, da der er begrænset antal deltagere.                     

Stort set hele BS melder sig som tovholdere. (LE, EI, LLS, KL, LN og AD)

AH laver et oplæg, tidsskema og information til hjemmesiden.                  

6. Drøftelse af evt. kontingent tilbagebetaling mm.

Bestyrelsen er blevet bedt om at tage stilling til evt tilbagebetaling af kontingent inkl. motion.

• Hvis kontingent skal tilbagebetales, vil det koste ca 200.000kr, oven i de ca 200.000kr, der allerede mangler pga manglende indtægter fra arrangementer, lokaleleje mm.

Det vides ikke hvad Hillerød Kommune evt godtgør.

Forretningsudvalget beregner konsekvenser og hvilke udfordringer det giver, som der kan besluttes ud fra.

• Forslag om at der ses på hvad andre gør og det tages med i beslutningen.

7. Løbende sager:

• Det er planlagt at der skal ses på alle udvalgskommissorier. EI opfordrer til at det gøres, nu hvor der i øvrigt ikke sker andet.
• Regncensor er installeret og slettes på huskelisten.

8. Ordet frit, sådan da!

• LLS påpeger at kuldeproblemer i receptionen har fået en ekstra udfordring med plexiglas afskærmningerne.
• Lister med bestyrelsesmedlemmer skal opdateres. Det gør  AD.
• Ca halvdelen af lotterigevinster er udleveret. Hvordan kommer vi af med resten. Nogle har udløbsdato, og kan ikke bare vente i længere tid.
• Der planlægges nye tider til udlevering og ny information på hjemmeside, opslag i udhængsskab og information på de kommende kaffemøder. Hvor gevinster evt også kan udleveres.

9. Afsluttende runde – Mødeevaluering

• Det er forløbet udmærket. Det er en fordel at man ikke kan tale i munden på hinanden

10. Næste møde nr. 3, torsdag d. 4. juni 2020.

• Der planlægges et ekstra BS møde via skype, den 19. maj klokken 10.00. AH inviterer.
• Forretningsudvalget ”mødes” i næste uge
• Næste ordinære BS møde er den 4. juni-