Bestyrelsesmøde nr. 3,  2020

Tirsdag d. 19. maj  2020 kl. 10.00 – 12.00

Mødet afholdes som skypemøde

Referat

Deltagere: Erik Ingerslev, Lauritz Ehlers, Anette Høyer, Grete Bjerager, Lise-Lotte Strange, Lone Nielsen, Jytte Kronhede, Kirsten Larsen, Alice Olesen. Annette Deleuran er referent.

Christian Blaase deltager som gæst.

1. Praktiske forhold vedr. afholdelse af skypemødet

EI og AH har mikrofoner åbne. Øvrige markerer, når de vil have ordet og har kun mikrofon åben, når man har ordet

2. Præs. af dagsorden.

Godkendelse af referat skal med på næste møde.

Christian Blaase deltager i ekstra punkt på dagsordenen

3. Formanden informerer:

• Kaffemøder er godt i gang
• Andre udendørsaktiviteter er på vej til at åbne
• Som kulturinstitution er GC med i fase 3 af genåbning. Se mere i punktet med CB. Der er selvfølgelig retningslinjer, der skal overholdes og vi kender ikke alle retningslinjer p.t.
• Hvis GC åbner i juni, er det muligt at holde GC åben i juli, hvis BS kan træde til med praktisk hjælp. Der vil være 1 ansat til stede hver dag og flere fra BS tilbyder deres hjælp. (LLS,LE,AO og AD)

• Kaffemøder: opleves som en succes.

Alle deltagere er indtil videre ringet op og inviteret af AH. Nogle har ikke lyst eller behov for at deltage. det er meningen at folk selv skal melde sig. Vi afventer at nyheden om kaffemøder breder sig. vi v ed der er mange der ikke bruger hjemmesiden.

Nogle tovholdere har reserveret flere tider, så de kan mødes med deres hold-deltagere.

Der kommer indlæg i lokalaviser om kaffemøderne.

Ekstra punkt med Christian Blaase

• CB er med for at tale om GC’s -forhåbentlige- snarlige genåbning
• Der er brug for samarbejdet med CB og Hillerød kommune i forbindelse med genåbningen til praktiske opgaver i forbindelse med de retningslinjer, som skal overholdes. Der afventes klare retningslinjer, håber de kommer i fase 3 inden den 8. juni. CB har kontaktet sundhedsstyrelsen, men der er ingen klare svar.

• Så indtil videre anlægges et forsigtighedsprincip.

Opretholde 2 m afstand

Fokus på hygiejnen og ingen kram.

Hillerød Kommune har drøftet, men ikke vedtaget endnu, at GC skal have hjælp til ekstra rengøring, på linje med andre institutioner, inklusive dækning af udgifter.

Praktisk vil det sige at der kommer hjælp til aftørring af alle berøringsflader 1 gang daglig.

CB skal ansøge om dette, når det vedtages.

• Det er fortsat uvist hvor mange mennesker der må samles. Hæves forsamlingsforbud? Må der samles flere mindre gruppe i centret på max. 10 personer? Kan man dele GC op i 2 ? så 2 grupper kan være der samtidig+

BS skal tage stilling til hvilke tilbud der kan åbne. Motionshold må fortsat ikke åbne, anses som andre fitness centre, der ikke er med i fase 3. Men CB mener det meste andet kan åbne op, hvis restriktioner kan overholdes.

Vær OBS på at der kan være problemer med kortspil, idet alle rører ved de samme kort.

• CB vil være til rådighed og hjælp i forhold til hvad BS beslutter. Endelig kan sygeplejerske (Sarah) også inddrages til hjælp med at tolke og indføre retningslinjer

EI: Glad for at høre om hjælp til rengøring. Ellers afventer retningslinjer.

AH: Tovholderne skal inddrages i åbning af aktiviteter

AH: har kontaktet andre centre, mhp om og hvordan de åbner. Nogle  har åbnet for mindre grupper og udendørs aktiviteter. Andre centre åbner først efter sommeren.

EI: påpeger at GC retter sig efter Hillerød kommunes anvisninger. BS må tage teten mhp at planlægge åbning og så bringer tanker og beslutninger videre til CB.

BS arbejder henimod at åbne GC den 8/6, selvom vi ikke har de endelige retningslinjer

4. Orientering fra udvalg

De enkelte udvalgsansvarlige giver et bud på status i udvalget og hvilke tanker der er forbundet med genåbningen.

• EI: Sundhedsudvalg

Der er bestilt …. flag, der skal reklamere for udendørs aktiviteter.

DGI har startet et projekt med naturtræning for mænd 60+. GC har sagt ja til at deltage, men har problemer med at få kommunikeret det ud. Kontakter tovholdere fra motionsaktiviteter.

• LE: Oplysningsudvalg

Umiddelbart intet nyt, da de næste arrangementer først er til efteråret. Men hvis GC holder åben i sommer og man må være flere end 10 personer samlet, kan det måske være muligt at afholde arrangementer i sommer? Spørger AH. LE arbejder videre med dette.

• GB: Tovholdere

Stavgang starter meget snart. Gruppen er mindre end 10.

Turen til Sø Højlandet ser ud til at blive gennemført, trods nogle afbud. Der er 28 deltagere.

• JK: Frivillige

JK er slet ikke kommet i gang med arbejdet pga nedlukning. Har læst kommissoriet og vil gerne tale med AH, når det bliver muligt at mødes fysisk

• KL: Arrangementsudvalg

Arrangementsudvalget har brug for at mødes fysisk- og indendørs, så snart det kan lade sig gøre. Der er mange løse ender, der skal samles op på.

Fortsat uklart om frivillig/tovholderfest og jubilæumsfest kan gennemføres. KL har kontakt til de der skal underholde.

Højskole gennemføres- uden afbud. KL har fået brev fra højskolen.

Portugalturen er stadig uvis. Hvis vi melder fra, koster det. Men hvis rejseselskabet melder fra, tilbagebetales de indbetalte penge, uden tab for deltagerne.

• LLS: Informationsudvalg

Kigget på kommissorium og er ved at sammensætte et udvalg. Indkalder så snart man kan mødes fysisk.

Velkomstfolder er næsten færdig.

Ny aktivitets- og tovholderliste er lagt på hjemmesiden.

Ny runde med udlevering af gevinster begynder i dag.

Opslag skal i udhængsskab og ikke på døren.

• AO, Økonomi

Intet nyt. Opfordrer til at få startet aktiviteter med få deltagere.

• LN: Ydre miljø

Det oplyses at der er en kommunal pulje, hvor man kan ansøge om penge til forskønnelse af byen. GC søger 10.000 til udendørs blomsterkummer.

5. Orientering fra Anette:

• Kaffemøder. se under punkt 03.

• Hvem er i G.C, Børnehaver har sidste dag fredag den 15. maj. Så aktuelt er der kun de ansatte i GC. June er udlånt nogle eftermiddage
• De fysiske rammer og arbejder der bliver sat i gang. Der er givet grønt lys til følgende:
• LED lys
• Opsætning af håndvaske. 2 inde og 2 ude.
• Opsætning af plexiglas i reception og cafe er næsten færdig.
• Der kommer afstandsmarkeringer på gulve.
• Maling af gangarealer – stiler mod at det bliver inden åbning, men ellers i løbet af sommeren
• Nås ikke før genåbning og udsættes derfor til juleferien.
• Rød knap ved udgang. Arbejdes på en løsning.

6. Drøftelse af evt. kontingent tilbagebetaling mm.

• Forretningsudvalgets holdning er at der ikke skal foregå en tilbagebetaling af kontingent. Fremgår af referat fra telefonmøde.

Øvrige bestyrelse er enige i dette.

7. Løbende sager:

• Huskelisten

Frivilligpris diskuteres på næste møde. Der fremlægges forslag.

8. Ordet frit, sådan da!

9. Afsluttende runde – Mødeevaluering.

     Skypemødet forløber rimeligt godt og disciplineret.

     Efter mødet meddeles det at BS godt kan mødes fysisk næste gang

10. Næste møde nr. 4, torsdag d. 4. juni 2020 i Grønnegade centret.

Erik