Skrevet af Bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde nr. 2 den 13. april 2023

REFERAT

Tilstede: Anette Høyer (AH), Lone Nielsen (LN), Kirsten Larsen (KL), Alice Olesen (AO), Karsten Fog-Petersen (KFP), Knud List Larsen (KLL), Annette Deleuran (AD), Erik Hansen (EH), Flemming Skovbye (FS) og Else Flydal (EF) referent.
Afbud: Knud Bille (KB) og Grete Holmer (GH)

01. Præsentation af dagsorden

02. Besøg af Kristine Backholm, ny leder af Sundhedsfremme og Uddannelse pr. 01.01.23.
Kristine og bestyrelsen præsenterede sig, og KB fortalte hvordan hun så på GrønnegadeCentret og hvordan hun kunne støtte centret fremover.
Kristine Backholm indkalder bestyrelsen til møde 03.05.23 ang. procedurer. EF sender mailadresser til Kristine Backholm. Verserende rygter om lukning af GC har intet på sig, men vi skal sammen finde ud af hvordan vi kan sikre medlemstilgang og nedbringe underskud. ”Vi finder en vej.” KB vil deltage i tovholder/frivilligmøde med et indlæg ang. kommunens holdning.

03. Gennemgang af seneste referat og godkendelse
Udsættes til næste gang, referatet genudsendes (EF og AD). (Møde nr. 1 02.03.23)

04. Formanden informerer
• Møde med Ældresagen
Samarbejde planlægges med Ældresagen, Seniorrådet, Alzheimerforeningen o.a. mhp fælles arrangementer/foredrag. KLL og GH har deltaget i første møde.
• Velkomstmøde nye borgere den 02.05.23 kl. 17-18.30 på biblioteket AO og KL deltager. AD spørger om Bendt Pedersen og Erik Ingerslev også vil deltage.
• Medlemsmøde forår 2023. AD finder en dato
• Medlemsspørgsmål om adgang til motion uden at have deltaget i intromøde. Der ønskes en mere fleksibel adgang. Flere forslag fra bestyrelsen som AH tager med til Idégruppen.
• Administration af udenbys medlemmer. Der er ingen begrænsning fra kommunens side med hensyn til at tage udenbys medlemmer ind. Der er ikke særlige kriterier, da de ikke kan administreres af receptionen, men bestyrelsen ønsker fortrinsvis, at de udenbys medlemmer har en tilknytning til aktiviteter i GC eller vil fortsætte medlemskab selvom de fx er flyttet fra kommunen.
Bestyrelsen vil følge antallet og revidere beslutning hvis antallet af udenbys medlemmer bliver (for) stort. 10 % altså 140 medlemmer er et passende antal før vi tager emnet op igen.
AD laver notat til bladet og giver info til receptionen.
• Seminaropfølgning 26.04.23 aflyses da flere ikke kan deltage.
• Spørgsmål om Julegospel. Arrangementsudvalget svarer på dette spørgsmål.
• Forslag fra GF om at behandle udvalgsmedlemmer som tovholdere så de inviteres med til fest, får julegratiale mm drøftes. Der stemmes om dette. 1 er for og 4 imod med den begrundelse at tovholdere har et ansvar i aktiviteter. Men bestyrelsen vil gerne anerkende udvalgsmedlemmerne og give dem status som frivillige med alt hvad det indebærer. Det drejer sig aktuelt om 8 personer.
AD svarer Hans Rosenkvist.
• Henvendelse ang. brug af billeder taget ud over en forsamling i GC. AH svarer spørger at vi holder os til reglerne på området som tillader at vi tager billeder af en forsamling uden at spørge hver enkelt om lov. Der skal gives tilladelse ved portræt/nærbillede.
• Åbent hus den 09.09.23.Udvalg KL, KFP, AO og FS. Opgaveliste inkl. evaluering sendes til BS
• Billeder af bestyrelsen er nu modtaget. Flere ønsker gruppebillede i stedet for enkeltbilleder i forgangen. Der ændres ikke på nuværende praksis.

05. Udvalgsposter
• De resterende bestyrelsesposter fordeles og den færdige liste ser således ud:
• Annette Deleuran. Formand og formand for kommunikationsudvalg
• Karsten Fog-Petersen. Næstformand og formand for aktivitetsudvalget
• Alice Olesen. Kasserer og Formand for økonomi- og fondsudvalg
• Lone Nielsen. Formand for indre og ydre miljø
• Kirsten Larsen. Formand for arrangementsudvalg
• Flemming Skovbye. Formand for teknikudvalg og med i daglig drift
• Grete Holmer. Formand for sundhedsudvalg
• Erik Hansen. 1. Suppleant og formand for daglig drift
• Knud Bille. 2. suppleant og med i kommunikationsudvalg med særligt ansvar for hjemmesiden.
• Hans Rosenkvist (ikke med i BS) bliver formand for oplysningsudvalget og referer til Knud List Larsen, som er med i BS som repræsentant for Seniorrådet
• EF renskriver listen over bestyrelsesmedlemmer og deres ansvarsområde og sender det med referatet ud.
• Pr-udvalg. Ikke et af de faste udvalg men et tema vi gerne vil have fokus på. EF melder sig, AD spørger Erik Ingerslev og Lise-Lotte Strange

06. Orientering fra udvalg
LN: Frivillige vil gerne fjerne hække, men kommunen skal spørges først.
Parkering: Ingen ændringer omkring GrønnegadeCentret. Der kommer el lade standere på sigt, en handicapp-plads mere og evt. asfalt på grus parkeringen.
KFP: Planlægger tovholdermøde 25.04.23 kl. 10-12.
AO: 6 fonde er søgt her i foråret, alle har givet afslag. Niels Lang har indsendt en ansøgning ang. pavillonen som fortsat afventer svar.
Regnskab taget til efterretning. Bestyrelsen godkender altid når beløb skal overføres fra GCs kasse fra bestyrelsens kasse, og det skal fremgå af referatet.
KLL: Oplysningsudvalgets efterårsprogram er næsten på plads.
FS: har holdt 1. møde med Teknikudvalget
KL: KL tager med til Holland som hjælper. Operarejse planlægges, Vadehavstur på plads. KL efterlyser idéer og at flere tager ansvar i Arrangementsudvalget, ellers bliver det KL selv der styrer, og det har KL fået kritik for. Modeopvisningen aflyst pga. sygdom.
AD: intet nyt fra bladet

07. Hjemmeside
Der er foregået et stort arbejde for at få hjemmeside og nyhedsbrev til at fungere.
På hjemmesiden er fundet flere fejl som er rettet og AH og AD har valgt at betale regningen fra Toolmaster, så vi ikke skylder det firma noget og for at kunne få gang i nyhedsbrevet. Derfor er der et udestående på ca. 5000, kr. som ikke er dækket ind.
Webmaster ønsker hjemmesiden flyttet til ny host og at der samtidig laves en serviceaftale og opdatere lokalebookingen (der ikke har været opdateret siden 2014).
BS bevilliger enstemmigt 3000, kr. som engangsudgift til flytning af hjemmeside og opdatering af lokalebooking. Og 3006, kr. bevilliges ligeledes til dækning af årlige udgifter til host og serviceaftale.
Bestyrelsen ønsker fremover at de forlods har fået oplysninger, når det skal bevilliges penge.

08. Rejser
• Finansiering af hjælpere på Hollandstur er aktuelt sket via en fond hos rejsebureauet. Deltagere af rejsen har ikke betalt mere end hvis de selv havde bestilt rejsen via rejsebureauet. Hjælpere er nødvendige for trygheden hos de mere skrøbelige deltagere.
• Der stemmes om forslag om at der ikke arrangeres flere rejser før vores rejseregler er opdateret. 4 stemmer for at man fortsætter igangværende planlægning af rejser 1 stemte imod. Rejsereglerne skal revideres og arrangementsudvalget kommer med oplæg til opdaterede rejseregler til næste bestyrelsesmøde.

09. Økonomi
• Det er et stort emne med mange spørgsmål der skal afklares
AO, KFP, AH og AD mødes derfor den 26.04.23 for at få et overblik over hvem der betaler hvad og hvad der ligger af tidligere aftaler mm.

10. Orientering fra Anette
• Tilbagemelding fra økonomimøde: GC står ikke for en lukning overhovedet, vi løser de økonomiske udfordringer, som Kristine Backholm sagde og som er meldingen fra Hillerød kommune.
• Medlemstal april 2023 ca. 1300 medlemmer. 50 har endnu ikke betalt. Forglemmelse? AH vil kontakte de pågældende.
• Tovholderfest 13.05.23 – info om opgaver. Bestyrelsen får opgaver som bordformænd og at rydde borde væk når festen slutter.
Runde fødselsdage for ansatte skal stadig fejres siger en enstemmig bestyrelse.

11. Løbende sager
• huskeliste

12. Eventuelt
• Forslag om andre planter i Nellike. De skal se sådan (uden blade), så de bliver stående.
• Peter Bennet forsøges hyret til powerbreaks i begyndelsen af næste tovholder/frivilligmøde 23.11.23 (EF.)

13. Mødeevaluering Langt, men godt møde

14. Næste møde: Torsdag 04.05.23 kl. 10

04.05.2023