Skip to main content
PDF

Skrevet af bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde nr. 3 den 4. maj 2023

Bestyrelsesmøde nr. 3 2023

 04.05.2023

 REFERAT


Tilstede: Kirsten Larsen (KL), Annette Deleuran (AD), Flemming Skovbye (FS), Grete Holmer (GH), Anette Høyer (AH), Alice Olesen (AO), Erik Hansen (EH), Karsten Fog-Petersen (KFP), Lone Nielsen (LN) og referent Else Flydal

Afbud: Knud Bille (KB) og Knud List-Larsen (KLL)

 

  1. Præsentation af dagsorden

 

  1. Referat fra møde 1+2 godkendt

 

  1. Formanden informerer
    • Ombygning af pavillon påbegyndes 15.05 og forventes færdigt i september måned. Økonomisk dækkes ombygningen af Hillerød kommune samt fonde. I ombygningstiden vil det være nødvendigt at inddrage 2 -3 p-pladser på bagsiden af huset.
    • Konstituering af bestyrelsen er på plads og information er sendt ud.
    • Foto i GC. Det er lovligt at fotografere ud over en forsamling også selv om enkelte ansigter kan genkendes. Kun ved portrætfotografering kræves samtykke. AD svarer et medlem der har henvendt sig om dette.

  2. Rejseregler
    • Diskussion ud fra forslag til reviderede rejseregler fra KL. Vigtigt pointer der skal med i videre bearbejdning: 2 hjælpere nødvendigt, økonomien, særlig hvordan betaling af hjælpere er kommet i stand, skal tydeliggøres, hvorfor kun max 40 til bustur når der kan være flere i bussen?, og når der skal være egnede hjælpere hvordan defineres egnede så, og hvem skal afgøre hvem der er egnede? Måske et rejseudvalg?
      KFP og GH arbejder videre med disse spørgsmål og kommer med nyt forslag til rejseregler til næste bestyrelsesmøde.

 

  1. Økonomi oversigt
    • AD gennemgår den udsendte liste med oversigt over indtægter og udgifter for bestyrelsens kasse og for GCs kasse ((AH)s kasse).
      De enkelte udgiftsposter drøftes med hensyn til hvor der kan findes besparelser, men enes om at julegratialet halveres og forårsfesten for bestyrelsen spares væk i år. Der ydes ikke beløb til den enkelte der betaler kontorhold hjemmefra (printerpapir, printervæske osv.) men bliver det en stor udgift må det enkelte medlem henvende sig for kompensation.
      Fremover fremsættes ønsker om dækning af udgifter altid til relevant udvalgsformand, som tager det med til bestyrelsen.

  2. Vedtægterne
    Vedtaget at vedtægterne skal gennemgås og opdateres. Arbejdsgruppe Udvalg bestående af KFP, KB, AD og evt Hans Christian Jacobsen tidl. bestyrelsesmedlem, kommer med forslag til reviderede vedtægter. Arbejdet forventes færdigt til godkendelse på næste generalforsamling.

  3. Orientering fra udvalg
    LN: Ok fra kommunens side til fjernelse af hæk. LN laver regnskab for økonomi til fjernelse af hæk til næste bestyrelsesmøde.
    Pavillon tømmes Erik Ingerslev har påtaget sig ansvaret for det.
    KFP: godt tovholdermøde, gode brugbare tilbagemeldinger fra gruppediskussionerne, der arbejdes videre med de fremkomne ønsker.
    AO: Budgetforslag gennemgås, behov for større indtjening eller færre udgifter, for at regnskabet fremover balancerer. Status på økonomi taget til efterretning.
    Beløb fra Hertz Mindefonden bruges til Åbent Hus.
    EH: Har holdt møde med AH og FS ang. Daglig drifts områdets arbejdsområde. EH mangler 2 deltagere til udvalget, de to som var er stoppet i caféen.
    GH: Samværs og aktivitetsdag planlagt. Sundhedsbazar planlægges til efteråret.
    FS: Er ved at finde procedure ang. ønske om teknisk bistand ved arrangementer.
    KL: Betalt julefrokost til arrangementsudvalget (og heller ikke til andre) spares væk.
    Operarejse planlægges.
    AD: Hjemmesiden hos ny host med tilknyttet service samt nyhedsbrevet - begge dele fungerer nu, dog fungerer lokalebooking endnu ikke tilfredsstillende.
    Der mangler en søgefunktion oplyser AH
    Det er svært at sælge annoncer til bladet, annoncører vil hellere reklamere på Internettet hjemmesiden, Hvis det skal være på GC´s hjemmeside fordrer det at vi kan dokumentere at den bliver brugt, men det fordrer at der er flere der klikker sig ind på hjemmesiden, så det bliver attraktivt at reklamere der. Vigtigt at vi husker at henvise evt. link til hjemmesiden når vi skriver i bladet, så medlemmerne vænnes til at skulle søge der for yderligere oplysninger.
    Pr-udvalg med KB (ikke spurgt endnu) Erik Ingerslev, Else Flydal og evt Lise-Lotte Strange, er ikke mødtes og har ikke fået konkrete opgaver endnu.

  4. Åbent Hus
    Evalueringsnotat fra sidste Åbent Hus er sendt ud. Oversigt over hvem der er ansvarlig for hvad revideres og sendes med referatet ud. Skal på dagsorden til næste møde igen.

 

  1. Orientering fra Anette
  • Budgetstatus for 1. kvartal tages til efterretning.
  • Det er Hillerød kommunes opgave at indhente medlemskontingent. Kontingentet er ikke et medlemskontingent til en forening, det er en indmeldelse i en institution i Hillerød kommune.
    Der vil blive samme problem med at nogle ikke har betalinger på betalingsservice til næste år, så GC har brug for ekstra service (et par folk der kommer ud i GC) som vi fik i år (AH).
  1. Løbende sager
  • AD: Huskelisten er revideret så den bliver et mere brugbart arbejdsredskab.
    Eventuelt
    • EH: problem med at en madbestilling endte på Yvonnes telefonsvarer mens Yvonne var på ferie. Vigtigt at huske på at der skal modtages en bekræftelse fra caféen før en bestilling er aftalt.
  1. Mødeevaluering

 

  1. Næste møde: Torsdag den 02.06.2023

 

 

 

Tilbage til toppen

Til forsiden