Skrevet af bestyrelsen.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde

Den 12.3.2020. Klokken 11.00- 12.30

Deltagere: Alle, bortset fra afbud fra Lone. Yvonne deltager i dele af mødet. Annette er referent.

Dagsorden:

Opsummering af situationen med lukning af centret
Konsekvenser af aflysninger og lukning af centret
Nærmeste tids aktiviteter

Opsummering af situationen:

Kun 1. dag af jubilæumsarrangementer er gennemført.

I løbet af dagen og aftenen udviklede situationen sig.

Først blev alle jubilæumsarrangementer aflyst på anbefaling fra Hillerød Kommune. Senere på aftenen blev alle aktiviteter aflyst og centret lukket, som følge af anbefalinger fra regering og i samråd med kommunen.

Konsekvenser af aflysninger og lukning af centret:

Yvonne: Alt vedr forplejning til festen er afbestilt. Mangler endelig afklaring vedr. vin. Flere ting kan vi få/låne senere, når (hvis) festen gennemføres senere. Madleverandøren ønsker et a´contobeløb, pga allerede indkøbte råvarer. Beløbet refunderes når festen afholdes senere på året. Beløbet kendes endnu ikke.

Cafeen er brændt inde med forplejning til jazzbrunch. Noget kan gemmes / fryses. Noget må nok destrueres.

Kirsten: Underholdning aflyst. Mangler tilbagemelding fra Silver Band, men øvrige (operette og musikskole) har givet lovning på at deltage, hvis festen afholdes i september.
Anette: Decoupage-kopper bruges til frivillig-/tovholder fest. Ligeledes kan lagkager bruges til dessert.

Rådhuset har givet grønt lys for at jubilæumsfesten kan afholdes den 18.9. Lokale er booket

Der er enighed om at satse på at afholde festen den 18.9.2020. Der gives besked til underholdning og catering. Når /hvis det kommer på plads, meldes datoen ud.

Da centret er helt lukket, mindst 14 dage aflyses følgende arrangementer:
- Vennernes generalforsamling
- Spiseklub den 3.4
- Revyen i påsken
- Modeopvisning den 18.4
- Tovholdermøde 21.4
- Tovholderfest den 16.5
Generelt aflyses alle særlige arrangementer indtil 14 dage efter centret er åbent igen. Men herefter kan det også blive nødvendigt at aflyse nogle arrangementer, da det kan være svært at nå at få planlagt, billetsalg mm.
Tovholder- og frivilligfest afholdes samlet den 22.8. Bliver da uden ledsager.
OBS: der skal senere tages stilling til aflysning eller gennemførelse af flg arrangementer
- Pinsefrokost
- Sct Hans fest
- Silas Holst arrangement den 19.6
- Rejser

Alt meldes ud på hjemmesiden trinvis.
OBS der kommer ikke centerblad i april. Man kan kun orientere sig på hjemmesiden.

Økonomi:
- Tilbagebetaling af billetter til festen, jubilæumsarrangementer og revy.
  - Jubilæumsarrangementerne
    - Billetprisen kan doneres til Grønnegade Centret
    - eller bruges som gavekort i cafeen til 2 stk smørebrød, 1 anretning eller kaffe og kage.
    - Tidsfristen for indløsning er 1 måned efter centret igen åbner
  - Festen
    - Billetten er gældende til festen den 18.9
    - De der ikke kan deltage der og ønsker penge retur, afleverer deres billet i receptionen, oplyser navn, telefon (til Mobile Pay) elller kontonummer. Hvorefter pengene overføres. Helst Mobile Pay.
  - Revyen
    - Anette lukker Booking siden.
    - Anette taler med Lilly om hvordan penge kan tilbagebetales.
    - Vi må regne med at gebyret er tabt.
    - Oplysning på hjemmesiden
  - Lotteri og tombola
    - Lotteri
      - Solgt lodder for 16300,-kr
      - Lotteriet er slut dd
      - Der trækkes lod om solgte lodder (Lise-Lotte står for det)
      - Gevinster kan afhentes på centret, når vi åbner og 1 måned frem
      - Gevinstnumre offentliggøres på hjemmesiden og på opslag, når centret åbner og sendes ud på maillister
      - OBS der er gevinster der skal fjernes, som ikke er aktuelle mere. (LLS OG AH)
    - Tombola
      - Tombolaen sættes i gang, den dag centret åbner.
      - 3 lodder for 25 kr
      - Gevinsterne udleveres med det samme.

Nærmeste tids aktiviteter

Forretningsudvalget mødes 1 gang om ugen og informerer resten af bestyrelsen via mail.

Har bestyrelsen spørgsmål eller kommentarer mailes de til forretningsudvalget via formanden.