Bestyrelsesmøde nr. 4  2020

Torsdag d. 4. juni  2020 kl. 10.00 – 12.30 i A.

Referat

Tilstede. Erik Ingerslev, Erik Madsen, Lone Nielsen, Jytte Kronhede, Alice Olesen, Lise-Lotte Strange, Grete Bjerager, Birgit Vejby, Kirsten Larsen, Anette Høyer, Lauritz Ehlers.

Annette Deleuran er referent

1. Præs. af dagsorden.

2. Gennemgang af sidste referat og godkendelse

Referat 1, 2, 3 i 2020 og ekstraordinært referat fra 12. marts godkendes alle uden kommentarer                          

3. Formanden informerer:

• opfølgninger fra Coronatiden
• Frivilligcenter samarbejde
  • Frivilligcenter starter også 8/6. Deres leder Annette Nielsen skulle have deltaget i BS møde i april. Dette udsættes til efteråret.

Men der allerede et samarbejde via projektet ”hjælp lokalt”

• HK velkomstmøder
  • Kommunens velkomstmøder for nye borgere og borgere 70+ har været aflyst. Vi afventer datoer for de næste møder.
• Centerblad BS besøg
  • vedr BS besøg hos centerredaktionen skal der aftales nye besøg når GC åbner

Der arbejdes videre med en metode til information af medlemmer. Hvilket er er en udfordring ifm genåbning af GC, da ikke mange logger ind på hjemmesiden

• Planlægning af seminarer
  • Nedenstående er aftalt på tidligere BS møder:
    • Udvalgskommissorier skal revideres
    • Salg af egne ting
    • Visioner og strategi for GC´s udvikling, de næste 25 år.
    • Fokus på frivillige. Hvordan promoveres og hvordan bakkes op. Hvordan findes fremover frivillige til jobs som feks rengøring?
    • Til workshop med tovholder
      • åbent hus arrangementer
      • brug af hjemmesiden
      • hvilke aktiviteter tiltrækker nye deltagere
      • hvordan tages der mod nye deltagere i de forskellige aktiviteter

Der nedsættes en gruppe, der planlægger seminarer

• Åbent hus for nye medlemmer
  • Det er meget svært logistisk, at planlægge informationsmøder for nye medlemmer. Nye medlemmer indmeldes via receptionen og vises rundt og informeres som vanlig.

Åbent hus med bestyrelsen må afvente.

• Sommeråbent
  • GC åbner 8/6. Fra kl 9.00-15.00
  • GC holder åbent hele sommeren
  • En repræsentant for bestyrelsen vil være tilstede i centret i åbningstiden, foreløbig i resten af juni og hele juli. Bla for at sikre at retningslinjer overholdes. Se mere under punkt 6
• Tovholder/ frivilligfest og jubilæumsfest
  • Fortsat helt uafklaret pga forsamlingsforbuddet.
  • Men AH og EI udarbejder invitationer, så de er klar, hvis festerne kan gennemføres.

Der er søgt om og givet tilsagn til 30.000,kr fra Nordea fonden til nye sangbøger

4. Orientering fra udvalg

Punktet bruges til at gennemgå aftaler med tovholdere om aktiviteter der kan åbnes                                               

• Skema for hvilke aktiviteter der starter op-hvornår og hvor de skal være gennemgås og tilrettes af AH.
• Centrets regnskab udleveres og tages til efterretning.

5. Orientering fra Anette:

• Opstart af GC
  • AH og EI skriver indlæg til aviser vedr åbning
  • AH sender mail til alle frivillige og tovholdere om hvilke aktiviteter der kan starte og hvornår. og ligeledes hvilke der ikke må starte endnu.
  • Planlægger særudgave af centerbladet i juli. AH og LLS planlægger indhold der skal være information ifm åbning. Se mere under punkt 6
• Der er anvendes et forsigtighedsprincip med 2 m afstand i GC. Derfor må der ikke flyttes rundt på bordopstilling
• Arbejder i GC.
  • Der når at blive malet inden åbning.
  • Der opsættes skiltning med diverse retningslinjer i hele centret
  • Der opsætte håndvaske indenfor den 8/6
  • Toiletter gøres rent midt på dagen og hele centret rengøres dagligt efter kl 15.00. Udgift til dette er bevilliget af HK.
  • Derudover er der frivillige, der afspritter alle berøringsflader flere gange om dagen.

06: Ad hoc ønske om at fremføre et punkt

• Andre vigtige beslutninger i forbindelse med åbning af GC
  • Aftalen med refundering af billetter revideres
    • Billetter til jubilæumsarrangementer. Kan bruges til anretning i cafeen frem til 30/9
    • Billetter til jubilæumsfesten kan tilbagebetales frem til 7/8. Datoen er foreløbig og vil ændres, hvis festen ikke kan afholdes
    • Billetter til revy. LLS kontakter LH om hvordan det skal foregå
    • Billetter refunderes i receptionen. LLS udarbejder retningslinjer
  • Fredagsbar
    • Da fredagsbaren er udenfor åbningstid, planlægges en ”Sommercafe” hver fredag fra 13.30-14.30. KL udarbejder en bemandingsplan og sommercafeen åbner snarest muligt og holder åbent i juni og juli
  • Lotteri og tombola
    • Lotteri præmier udleveres i receptionen. LLS skriver hvordan.
    • Tombola starter op ved første større arrangement og fortsætter i receptionen, til der er udsolgt
  • Da der kun må være et begrænset antal personer i GC, udleveres nummererede gæstebilletter i receptionen. Billetterne skal afleveres når man forlader centret. (LE, JK og LLS)
  • Der skal tilmelding til arrangementer som højskolesang, musikcafe og banko. Skal ske i receptionen.
  • Arbejdsopgaver for BS i juni og juli
    • Nedenstående er kun foreløbig. Når GC starter vil opgaverne blive tilpasset.
    • Guide medlemmer og besøgende ved indgang. Hvor, hvilke toiletter der skal benyttes og hvordan der bestilles forplejning i cafeen.
    • Besøge aktiviteter og sikre at alle kender ovenstående
    • ”Opløse” hvis der danner sig forsamlinger ved indgang eller på gange.
    • Evt hjælpe frivillige i receptionen til at kende retningslinjer og andre aftaler

7. Løbende sager:

• Huskeliste
• Hvem der indstilles til frivilligpris aftales. LLS skriver oplæg til motivation.

8. Ordet frit

• AO: Foreslår at fomular til bank med se-adgang til konto, koster en del og er kun aktuel, når der er større udskiftning i BS. Dette tages til efterretning.
• KL: hvornår kan der bookes lokaler til resten af året? Det kan der så snart receptionen åbner. Arrangementer i september må afvente.

Sejladserne på Slotssøen afventer vilkår, før der evt kan sælges billetter.

9. Afsluttende runde – Mødeevaluering

                      Lidt langt møde.

10. Næste møde nr. 5, torsdag d. 6/8 2020 – men – vi skal drøfte mulighed for at afholde endnu et ekstraordinært møde afhængig af GC,s aktivitetsniveau.

Der afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde mandag den 22/6 kl 9.00