Bestyrelsesmøde.150903

Referat af Bestyrelsesmøde nr. 6
Torsdag d. 3. september 2015 kl. 10.00 – 12.30

DAGSORDEN

01. Præs. af dagsorden. Afklaring af referentfunktion 05 min.

02. gennemgang af sidste referat (Bente Most) og godk. 05 min.

03. Formanden minder om/informerer, herunder
- Husk Seminaropfølgning 15. sept. 2015
- Evaluering frivilligfest d. 22. aug. 2015
- Kom-med-uge ……d. 7. –11. 9.
- Husk .Frivilligbørs 25. 9. 20 min

04. Orientering fra udvalg 30 min.

05. Orientering fra Bente: 20 min.
• Organisering af receptionen i nye tider.
• Idegruppens tilbud til nye motionister i Erantis
• Booking
• ”Kom Med” kaffe/lagkage 16. sept. Mironika
• Frivillig Fredag

06. Ad hoc ønske om at fremføre et punkt (aftales inden mødestart med formanden)

07. Løbende sager:

08. Ordet frit

09. Afsluttende runde – Mødeevaluering

10. Næste møde d. 8. okt. 2015, herunder aftale om det praktiske

Praktisk opgave indtil generalforsamling i februar 2016
Marts: Kirsten
April: Poul
Maj: Bendt
Juni: Lars L.
Aug.: Else
Sept.: Jytte – Husk at bestille hos Anette dage før
Okt.: Annette
Nov.: Lars Ø.
Dec.: Bente
Jan.: Grete
Feb.: Hans

Referat

Til stede : Poul Christiansen, Hans Rosenkvist, Else Hansen, Kirsten Larsen, Jytte Nymark, Bendt Pedersen, Lars Østergaard , Annette Nisbeth, Grete Bjerager, Bente Most og Marianne Jønsson

Fraværende: Lars Larsen

1: Dagsorden godkendt og Marianne er referent.

2: Referat fra sidste møde - godkendt uden kommentarer

3: Formanden minder om/informerer:

Seminaropfølgning, "Kom med" og Frivilligbørs var en påmindelse

Frivilligfesten blev evalueret, alle var enige om, at det havde været en god fest med en rigtig god stemning. Der havde også været positive tilbagemeldinger fra øvrige deltagere.
Afslutningen på festen var måske en smule "tam", så man var enige om, at det måske var en god idé at afslutte festen med en eller anden form for dans ( fællesdans, så alle kan deltage, hvad enten man er par eller alene) og at underholdningen måske skal være knap så lang som den i år.

Tovholder-/frivilligfest - økonomi:

Tovholderfesten - der er det bestyrelsen der er vært. Centret betaler mad og drikkevarer. Bestyrelsen servicerer med hjælp fra frivillige.

Frivilligfester - der er det Centret der har værtsrollen. Centret betaler også her mad og drikkevarer og sørger for personale til køkken og servicering.

Ved begge fester betaler bestyrelsen for underholdningen. Bestyrelsen skal godkende økonomien før hver fest/arrangement. Til ovennævnte 2 fester var man enige om et samlet budget på max 16.000 kr., hvordan de så fordeles er op til underholdningsudvalget (Annette N. , Kirsten og Bente) dog - som før nævnt - skal det godkendes af bestyrelsen.

DVD - Jubilæumsfilm:
Hans havde fået en forespørgsel om mangfoldiggørelse af jubilæumsfilmen fra videogruppen, produktionsprisen ligger på 50 kr. ved minimum 50 stk . (2.500 kr.)
Hvad er det vi gerne vil vise? Der var enighed om, at en sådan dvd skulle vise et billede af Centret fra 10 års jubilæet og frem til 20 års jubilæet.
Som filmen er i dag, er den meget baseret på det frivillige arbejde i Centret samt aktiviteterne. Man synes der mangler noget historik fra de forløbne 10 år, hvilket Bente og Poul via interviews kunne bidrage med, samt evt. indslaget fra TV Nordsjælland.( Hans Har dvd´en).

Billeder fra frivilligfesten:
Bente kunne oplyse, at hun havde fået tilsendt alle billederne fra de 2 fotografer.
Igen var etablering af billedarkiv fremme (Lars Ø).
Det blev besluttet, at investere i en ekstern harddisk til opbevaring af billeder således, at de kan flyttes rundt og ikke ligger fast på en PC'er.

4: Kirsten - ingen møder afholdt i Arrangementsudvalget.

Der har været afholdt 2 fantastiske rejser , en til Mallorca og en til Bornholm. Det udarbejdede koncept for rejser i GC's regi virker.

Grete - evaluering for alle deltagere fra Bornholmerturen afholdes kommende onsdag (09.09.15).
Der havde været et godt samarbejde mellem Knud, Ejnar og Grete.

Jytte N.- den afholdte grillaften var forløbet godt og havde været rigtig hyggelig.

Hans:
08.09.15 - efterårets hjerte-/lungeredningskursus med Røde Kors (GC)
11.09.15 - Styrk Livet - Leg og motion - ude og inde (GC - 11-14)
17.09.15 - Møde om Sorg (FrederiksborgCentret 16.30-19.00)
29.09.15 - Møde med omsorgskonsulent Birgitte Lynge
01.10.15 - Møde om Parkinson (FrederiksborgCentret 16.30-19.00)

Hjertestarterkursus ud over kurserne fra Røde Kors. Hans tager kontakt til Hjerteforeningen (Foto Ole) for aftale om evt. endnu et kursus i hjertestarteren.

Lars:

Billetsystem:
Lars havde sendt en skrivelse ud, hvori der var opstillet 3 punkter, som bestyrelsen skulle tage stilling til. Punkterne var:
- billetbestilling på nettet,
- kan bordopstilling forenkles og
- vil vi betale gebyr (2,50 kr.)
Efter gennemgang og drøftelse af de enkelte punkter blev der svaret JA til alle tre punkter.

Infoskærm til Caféen - (jubilæumsgaven fra Vennerne):
Endnu ikke indkøbt -skærmen bliver med touch-skærm

Informationsmøde med mediegruppen - 14.09.15 med punkterne:
- blad
- hjemmeside
- billetsystem
- infoskærm

Der er ting på hjemmeside, der skal justeres. Man var enige om, at hjemmesiden skal være så aktuel som mulig, dvs., at så snart en aktivitet er kendt, skal den på hjemmesiden selvom, den først vil være at finde i bladet senere.

Bendt:
Efterårs turen:
Turen til Birkehaven var en rigtig god oplevelse, der var stor tilfredshed med turen.
Japanerbesøg den 1. oktober 2015
Ca. ni erhvervsfolk kommer på besøg.
Der var en dialog frem og tilbage om hvorvidt besøget skulle gennemføres efter det samme koncept, som når det er de unge japanere, der kommer på besøg. Resultater blev, at det er Bendt og Kirsten "kører" besøget som de plejer, men Annette N, Poul og Hans deltager også.

Power point kurset kører som planlagt den 1. oktober, dog med den ændring, at det starter 12.30

Annette N.:
Kommende foredrag og filmforevisninger:
24.09.15 - Fattigdom
22.10.15 - Skansegården
10.10.15 - Film
14.11.15 - Film
Opslagene bliver hængt op, så snart de er færdige

5: Orientering fra Bente:

Omstrukturering i Receptionen:
Bente orienterede om, der var foretaget en omstrukturering således, at lokalebestillingen og receptionen er lagt sammen under et (receptionen)
Der er oprettet en administrativ gruppe under receptionen, som bl.a. skal tage sig af lokalebestilling, billetsalg, hjemmeside (holde øje med, at der er de oplysninger der skal være), vedligehold af infotavle og selvfølgelig være behjælpelig med øvrige receptionsopgaver i det omfang det er nødvendigt.

Idé-gruppen:
Tirsdagene 29.09, 27.10 og 24.11 vil der være åbent hus/intro fra kl. 13.30 til 14.30. Målgruppen er nye motionister der ønsker at benytte motionslokalet.

Kom med Projekt:
16.09.15, 14.30-16.00 i GC - Alle er velkommen (FrivilligCentrets projekt)

Tovholdermøde:
22.09.15 - kun tovholderne for motion (mere eller mindre mødepligt)

Frivillig fredag:
25.09.15 - pt. har ingen "praktikant" budt ind på at være i GC.
Mødetid i Støberihallen kl. 13.30

Frivillig Børs:
21.09.15, kl. 09.30 - Forberedelse - Hans, Kirsten, Bendt og Bente
Hvad ønsker vi, og hvad kan vi tilbyde

Sundhedsmesse:
8. oktober , kl. 11.00-17.00 - i SlotsArkaderne - Bente vender tilbage

Kalender:
Bente udsender en ny version - godkendes på næste bestyrelsesmøde

Regnskab:
Budgetstatus blev omdelt og Gennemgået

Private fester:
Der er opstået et dilemma med hensyn til leje af Centrets lokaler til private fester. Vi har i en periode været nødsaget til sætte leje af vore lokaler i bero, idet vi dog har dispenseret i de tilfælde, hvor lejeaftale (også for 2016) allerede var indgået.
Disse regler har vist sig ikke at ”bæredygtige” og begreber som ja eller nej til forskelsbehandling blev ”hængende i luften”. På grund af den knappe tid på mødet, blev der ikke taget stilling til- eller besluttet nye regler, hvorfor Bente snarest vil præsentere nyt oplæg .

6: Ad hoc osv.
Intet

7: Løbende sager:
Intet (eller delvist behandlet løbende under mødet)

8: Ordet frit:
Intet

9: Afsluttende runde – mødeevaluering:
Alle konstaterede, at det blev et langt møde, men megen relevant information og god debat nødvendiggjorde dette.

Mødet sluttede kl. 12. 54

10: Næste møde:
NB! Torsdag d. 8. oktober pga. vaccinationer d. 1. oktober
Annette N.: Bestil hos Anette H. dagen før

Der er afbud fra Bente og Grete til næste bestyrelsesmøde

For referat:
Marianne, suppleret af Poul