Bestyrelsesreferat 06.06.2019

Bestyrelsesmøde nr. 4.19

Torsdag d. 6. juni 2019 kl. 10.00 – 12.30
i Nellike

DAGSORDEN

Tilstede er: Poul Christiansen, Grete Bjergager, Jytte Nymark, Erik Ingerslev, Anette Høyer, Lauritz Ehlers, Lone Nielsen, Lise-Lotte Strange, Kirsten Larsen og Birgit Vejby
Afbud fra Alice Olesen
Annette Deleuran er referent.

01. Præs. af dagsorden. Valg af referent
- Dagsorden godkendt
- Sang: Vi elsker vort land

02. Gennemgang af sidste referat og godkendelse
-Vedr punkt 3 i referat fra maj: AH taler med de frivillige. Det er bestyrelsen der er ansvarlig for tovholderne.
Derefter er referatet godkendt.

03. Formanden informerer:
Møde: Erik, Lauritz og Poul, afholdt d. 28.5.19
På overdragelsesmødet blev bla følgende gennemgået:
- Køreplan for generalforsamling
- Økonomi og adgang til konti

Meddelelse om formandsskifte eksternt og internt
se bestyrelsesliste (vedhæftet)
- Eksterne samarbejdspartnere er informeret om ny bestyrelsesformand
- Liste med den ny bestyrelse og mail adresser er udarbejdet og sendt til bestyrelse og samarbejdspartnere

”hængepartier” vedr. ny bestyrelsessammensætning
Opgaver i forbindelse med ændringer og ny bestyrelse er tilføjet huskelisten

Lidt om kommunikation (Erik Ingerslev)
Erik har oplevet at flere medlemmer har svært ved finde ud af hvornår de forskellige arrangementer foregår.
Det er aftalt at bladet, 1-2 gange om året, har en kalender med alle arrangementer og aktiviteter for hele året på midtersiderne.
Alt der ikke foregår på en fast ugedag fremgår allerede i bladet. Måske skal den følgende måned også fremgå. Der er mangler i denne kalender, derfor er det vigtigt at tovholderne melder datoer til redaktionen.

Genopfriskning af sammensætning af arbejdsgruppe
for P-sagen
Poul indkalder Anette, Erik, Lauritz og Lone til et status møde fredag den 21.6 kl 11.30

04. Orientering fra udvalg
Kasserer Gennemgås af Poul.
Udgifter taget til efterretning.
Der er et spørgsmål om hvem der skal stå for udgifter til fredagsbar. Det er cafeén, der også får indtægterne.

Sundhedsudvalg ved Erik
Vedr. arbejdet med demens har Grete og Erik afholdt møde med kommunens demenskonsulent og Bente Claudi.
Der er aftalt 2 møder i GC mhp information om demens.
1. møde den 5.11.19, hvor bestyrelse, medarbejdere, tovholdere og frivillige er målgruppen. Alle inviteres og opfordres til at deltage.
2. møde den 15.11.19 hvor alle medlemmer er målgruppen. Efter dette møde er der afsat tid til at medlemmer kan konsultere demenskonsulenten.

Frivillige ved Jytte
Der er problemer vedr betaling af drikkevarer til aktiviteter (banko) hvor man kun kan betale med kontanter. Er det muligt at få en dataterminal og / eller mobilepay?
Det aftales at der nedsættes en arbejdsgruppe der undersøger hvad der kan lade sig gøre og hvad det koster.
Kirsten finder deltagere til arbejdsgruppen. Det foreslås at Britta, Karl, Alice og Lauritz indgår. Alice og Lauritz arbejder i forvejen med at skaffe et CVR nummer til centret.

Aktivitet ved Grete
Alt meldes klar til Danmarksturen

Arrangementsudvalg ved Kirsten
- Der er aftalt 3 rejser i 2020:
Udlandsrejse til Portugal
En efterårsrejse, ikke endelig aftalt
En musikrejse. André Rieu. Dette er ikke en fast tilbagevendende begivenhed, men der har længe været et ønske.
Det meldes først ud i januar og derefter starter billetsalget for en rejse ad gangen.
- Efterårsplan sendes ud inden 1.7.
- Bravotours har doneret et gavekort til brug som gevinst i jubilæumsugen.
- Kirsten spørger om GC reklamerer for arrangementer, der ikke foregår i Grønnegade i bladet. Dette diskuteres og det er ikke sort/hvidt, når det er arrangementer, hvor Grønnegade er involveret sammen med eksterne samarbejdspartnere. Men der skal være opmærksomhed vedr. hvordan dette promoveres i bladet.

Ydre miljø ved Lone
Askebæger ved hovedindgang flyttes ud til hækken og der ophænges rygning forbudt skilte ved indgangen.

Oplysningsudvalg ved Lauritz
Det netop overståede valgmøde var en stor succes.

Ældrerådet ved Birgit
Der informeres om hvad ældrerådet aktuelt arbejder med.
Blandt andet om fortsat mangelfuld information ved bussstoppesteder, mangler i ny sundhedsplan, information om brand i høje huse og møde om demens.

Informationsudvalg ved Lise-Lotte
- Ny journalist vil deltage i arrangementer med deltagere udefra.
- Alle annoncer er ved at komme i hus. Der er flere i 2020 end i 2019
- Nogle indlæg i bladet vil blive tilrettet forståelsesmæssigt og sprogligt. Det er ikke altid muligt at konsultere forfatter forinden. Men opmærksomhed på at vigtige informationer ikke slettes.
- Centerredaktionen ønsker back up på hjemmesiden. Det koster 2000kr som et engangsbeløb, hvilket bevilliges.
- Der skal tages nyt billede af bestyrelsen ved bestyrelsesmødet i august
- Der nedsættes et PR udvalg med Lise-Lotte, Lauritz og Erik
- Ny formand udarbejder en notits vedr formandsskifte til Hillerødposten
- Forslag om at der etableres 2 handicappladser på den nedlagte busholdeplads. Videregives til parkeringsudvalget

05. Orientering fra Anette:
Rengøring
Gulvvaskemaskine afprøves den 19.6

Orientering om revymøde. Herunder forplejning
Der har været afholdt et konstruktivt møde med revyholdet. Der var et ønske om at centret betalte for forplejning. Bestyrelsen vil fastholde nuværende og ensartede regler for alle aktiviteter. Foreslår at forplejning for revyholdet inkluderes i billetprisen.

Reklamer på hjemmesiden. Hvad mener bestyrelsen?
Man må gerne reklamere på hjemmesiden og det vil være en måde at skaffe ekstra indtægter på.
Bestyrelsen går ind for dette og opgaven overgår til ionformationsudvalget.

Orientering om velkomstmøde for nye borgere
Velkomstmødet for nye borgere gik rigtigt godt. Det foreslås at der fremover, sammen med bladet også udleveres en billet til kaffe og kage, så potentielle nye medlemmer kommer forbi. Der ønskes en ny planche.

Orientering om medlemskort
Fremover ingen adresse, men fødselsdag og måned.

6: Ad hoc ønske om at fremføre et punkt
Betaling af udgifter til valgmødet afholdes af ældresagen og oplysningsudvalget.
Det er ikke udgifter der skal dækkes af af Grønnegadecentret
Navneskilte til den ny bestyrelse laves i receptionen. Læg en besked til Lise- Lotte

Annette laver ny mail- og fødselsdagsliste til bestyrelsen

Uklarhederne vedr samarbejdet med ældresagen på plads og der samarbejdes som hidtil.

Invitation til frivilligfest er udsendt. Er man både tovholder og frivillig deltager man kun i en af festerne. Man vælger selv hvilken. Bestyrelsen deltager i begge fester.

07. Løbende sager:
Ingen

08. Ordet frit
Poul takker bestyrelsen for et rigtig godt samarbejde og ønsker alt godt fremover.
Der bliver afholdt afskedsreception for Poul den 28.6

09. Afsluttende runde – Mødeevaluering
Godt og konstruktivt møde

10. Næste møde nr. 5.19. torsdag d. 1. august 2019

Praktisk opgave (mødeforberedelse) indtil næste generalforsamling februar 2020:

Møder efter generalforsamlingen d. 22.2.19
Marts: Kirsten
April: Poul
Maj: Jytte
Juni: Jytte
August: Lone. Fremover bestilles ikke smurt brød, men brød, smør og ost hver for sig.
Sept: Grete
Okt.: Lauritz
Nov.: Erik
Dec.: Lise-Lotte
Jan.: referent
Feb.: Anette